Hoofd Bedrijfsbureau

Maandag® zit geografisch mooi verspreid over Nederland en heeft op dit moment 16 vestigingen, waarvan 13 fysiek. Maandag® helpt bedrijven en overheden met capaciteits- en kennisvraagstukken. Wij houden ons bezig met de bemiddeling van Interim Talent, Outplacement en ICD en freelancers....

Maandag® zit geografisch mooi verspreid over Nederland en heeft op dit moment 16 vestigingen, waarvan 13 fysiek. Maandag® helpt bedrijven en overheden met capaciteits- en kennisvraagstukken. Wij houden ons bezig met de bemiddeling van Interim Talent, Outplacement en ICD en freelancers. Maandag® bestrijkt een groot aantal vakgebieden: ruimtelijke ordening, verkeer en milieu, sociale zekerheid, woonzorg, bouw en civiele techniek, documentaire informatievoorziening, juridische zaken, facilitair en logistiek, financieel, schuldhulpverlening, ICT, zorg, HRM, marketing, sales en communicatie.

Voor één van onze opdrachtgevers, een non-profit organisatie in de regio Den Haag, zijn wij op zoek naar een Hoofd Bedrijfsbureau. Het betreft een VASTE functie. In de hoofdstructuur is voor elk cluster een bedrijfsbureau voorzien. Deze bedrijfsbureaus ondersteunen en adviseren de Clustermanagers en Productgroepmanagers en verzorgt de totstandkoming van decentrale producten in het kader van de functionele en financiële planning en controlcyclus, het financieel beheer en het informatiebeheer en diverse (onderdelen van) subadministraties en registraties. Tevens verricht het Bedrijfsbureau taken voor zijn onderdeel op het terrein van personeel, informatie, organisatie, financiëén, registratie, contract, inkoop, archief en huisvesting. Het Hoofd Bedrijfsbureau geeft leiding aan circa 8 medewerkers en ressorteert hiërarchisch rechtstreeks onder de Clustermanager en ontvangt functionele aanwijzingen van de Bedrijfscontroller.

Doelstelling

Het ondersteunen van de bedrijfsvoering van het cluster, inclusief het financieel-administratief beheer en het adviseren van het clustermanagement en het leidinggeven aan het Bedrijfsbureau.

Hoofdtaken

1. Leidinggeven

2. Planning en controlcyclus

3. Beheer en advies

4. Overige werkzaamheden

Uitwerking hoofdtaken

Leidinggeven:

• Is verantwoordelijk voor het functioneren van het bedrijfsbureau en het realiseren van met de clustermanager overeengekomen doelen en resultaten binnen gegeven kaders en randvoorwaarden en afspraken met klanten.

• Concipieert daartoe het bedrijfsbureaujaarplan en draagt na vaststelling zorg voor realisatie; plant, organiseert en coördineert de uitvoering van taken, bewaakt kwaliteit en voortgang, controleert en stuurt zo nodig bij.

• Geeft vakinhoudelijk leiding; is coach en verandermanager; voert het personeelsbeleid en het arbobeleid uit.

Planning en controlcyclus:

• Coördineert en levert bijdragen aan de totstandkoming van producten in het kader van de functionele en financiële planning en controlcyclus en adviseert en ondersteunt het clustermanagement terzake.

• Beheert het clusterjaarplan en de daaraan gerelateerde (capaciteits)planning, formatieve toedeling en budgetten; verstrekt management-, stuur- en (in- en externe) verantwoordingsinformatie; signaleert en analyseert verschillen en geeft oplossingsrichtingen aan.

• Bewaakt het proces, coördineert de informatie en signaleert problemen in de voortgang inzake de totstandkoming van de financiële planningen als ook inzake periodieke bijstelling en evaluatie daarvan.

• Is verantwoordelijk voor het beheer van financiële en projectenadministraties, waaronder het bewaken van budgetten, het beoordelen van boekingen, het bewaken van de AO en het opstellen van facturen.

Beheer en advies:

• Adviseert het clustermanagement met betrekking tot bedrijfseconomische en financiële aspecten van de bedrijfsvoering, rekeninghoudend met de regelgeving en dienstkaders en richtlijnen; levert bijdragen aan beeld-, oordeel- en besluitvorming en doet voorstellen tot optimalisering, onder andere van effectiviteit, kwaliteit en efficiency.

• Verzorgt het beheer van clusterprocessen; onderzoekt en analyseert in- en externe ontwikkelingen m.b.t. dienstverlening; ontwikkelt, implementeert, beheert en evalueert werkprocessen, normen en criteria , ken- en stuurgetallen etc, houdt deze actueel en doet voorstellen tot optimalisering.

• Is verantwoordelijk voor het informatiebeheer (inclusief contractbeheer) i.c.het beheer van data, gegevens en bestanden en van systemen die de bedrijfsvoering ondersteunen, gericht op het optimaliseren van de procesbeheersing van de informatievoorziening.

• Is verantwoordelijk voor de tijdige en juiste aanlevering van informatie ten behoeve van de producten- en dienstencatalogus en de voorlichting aan de klant door het Serviceplein.

Overige werkzaamheden:

• Participeert in het clustermanagementteam en levert in meer algemene zin bijdragen aan het clusterbeleid , -beheer en de bedrijfsvoering.

• Draagt zorg voor de uitvoering van het documentair informatiebeheer conform de richtlijnen van het Hoofd DIM.

• Bouwt en onderhoudt in- en externe netwerken en verzorgt het relatiebeheer; voert gemandateerde besprekingen, vertegenwoordigt en behartigt de belangen van het cluster.

• Geeft leiding aan of participeert in in- en externe overlegsituaties, werk- en projectgroepen.

• werk- en denkniveau: HBO; HBO-plus (post HBO Controller);

• kennis van en ervaring met een resultaatverantwoordelijke managementfunctie;

• kennis van en ervaring met planning en control, (financieel-administratief beheer en) bedrijfsvoering en werkprocessen binnen een dienstverleningssetting.

Werken bij Maandag® biedt naast de inhoudelijke uitdagingen van de functie nog een aantal extra voordelen. Allereerst profiteer je van een prima arbeidsvoorwaardenpakket, een marktconform salaris afhankelijk van je leeftijd, opleiding en ervaring met een collectieve pensioenregeling. Daarnaast kun je jezelf ontplooien door gerichte, vakinhoudelijke ondersteuning en vervolgopleidingen.